Digital Archive: Invio Manuale di Documenti in conservazione

Question

Accepted Answer

Vuoi versare manualmente dall’apposita interfaccia i tuoi PdI (comprensivi di documenti e metadati)?
Dalla Home, mediante il pulsante “Carica Documento”; si aprirà la videata seguente:

In questa videata e in quelle seguenti puoi compilare i metadati del documento e caricare il file. I metadati obbligatori sono contrassegnati da un asterisco. Passando con il mouse su ogni campo si accende la “i” delle informazioni utili per la compilazione. Per i dettagli relativi ai metadati e alle tipologie documentali gestite puoi consultare la Scheda Servizio.
Nel caso in cui siano presenti più Titolari dovrai prima di tutto selezionare il Titolare del documento.
Per concludere l’operazione di versamento, una volta compilati tutti i campi obbligatori, dovrai selezionare l’opzione “Invia” nella parte inferiore del browser.

clicca sull'immagine per ingrandirla

clicca sull'immagine per ingrandirla
Qualora il PdI inviato al servizio non superi i controlli di idoneità (per es. è già presente nel sistema) viene rifiutato: in tal caso il Produttore riceverà una mail PEC contenente il Rapporto di versamento di Rifiuto.
I PdI rifiutati saranno visibili nella ricerca.
ATTENZIONE! Per i documenti informatici rilevanti ai fini fiscali, in osservanza a quanto disposto dall’art. 3, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014, il termine ultimo di conservazione è stabilito entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi annuale del corrispondente periodo d’imposta.
Last update 16/04/2025
Q. Ho caricato dei documenti ma non li vedo nella ricerca. Perché?
A. I documenti appena versati sono visualizzabili nella sezione "Documenti da processare" per cui dovrai attendere i tempi tecnici utili al sistema per eseguire  le verifiche e apporre la marca. Completato il processo di conservazione saranno poi consultabili nella ricerca documenti.
Q. Quali sono le tempistiche di versamento dei documenti in Archive per avere la conservazione a norma?
A. Le tempistiche variano in relazione alle tipologie da versare:
I documenti con rilevanza tributaria vanno trasferiti al Servizio Conservazione Cloud di TeamSystem entro un mese dalla scadenza normativa di conservazione.
Per il LUL (Libro unico del lavoro) la conservazione va eseguita entro il mese successivo al periodo di paga di riferimento, per cui il file del LUL va versato in conservazione almeno 5 giorni prima della scadenza legislativa.
NB! Nella card Archive, alla sezione Documentazione, è disponibile la Scheda Servizio contenente tutte le informazioni necessarie in relazione alle varie tipologie documentali.