Vuoi conoscere le direttive riguardanti il Responsabile della conservazione?

Il Responsabile della conservazione è un ruolo obbligatorio nel processo di conservazione.

All'interno della normativa vigente in materia di conservazione dei documenti informatici, vengono disciplinate le responsabilità ed i compiti del Responsabile della conservazione in maniera precisa.

Il Responsabile della conservazione può delegare, sotto la sua responsabilità, lo svolgimento di tutto o parte del processo di conservazione ad uno o più soggetti competenti. Questa delega deve essere formalizzata esplicitando chiaramente le specifiche funzioni e competenze affidate al soggetto delegato.

L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha chiarito che, in caso di affidamento del servizio di conservazione in outsourcing a un soggetto privato, come ad esempio il Conservatore accreditato TeamSystem Service S.r.l., il ruolo di Responsabile della conservazione può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica interna al Soggetto produttore.

Nel caso del servizio di Conservazione Cloud di TeamSystem Service, il Soggetto produttore coincide con il Titolare dei documenti, ossia il soggetto che produce o acquisisce il contenuto documentale, obbligato alla conservazione del proprio contenuto documentale. 

In conclusione, come raccomandato da AgID nelle Linee Guida, il Responsabile della conservazione è la persona fisica inserita stabilmente nell'organico del Soggetto produttore. Pertanto, deve esserci un Responsabile della conservazione persona fisica per ciascun Titolare (Soggetto produttore).

Nel caso delle pubbliche amministrazioni, invece, è stabilito per legge che il ruolo di Responsabile della conservazione debba essere ricoperto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato e non da un soggetto esterno all'amministrazione pubblica. 

Una volta individuato il Responsabile della conservazione per ciascun Titolare dei documenti che intende conservare i propri documenti, il servizio Conservazione Cloud di TeamSystem Service prevede che ciascun Responsabile della conservazione affidi con apposito atto di delega tutte le attività di conservazione e tutti i compiti previsti per legge al Conservatore accreditato TeamSystemService e al suo Responsabile del servizio di conservazione. Nell'atto di delega sono specificati nel dettaglio le attività ed i compiti delegati.

Per scaricare l'atto di delega e ricaricarlo debitamente firmato

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